Існує думка, що театр починається з вішака, а будь-яка робота починається з робочого місця. І чим більш ретельно і продумано воно організоване, тим ефективніше і продуктивніше на ньому працюється. І навпаки - через постійний безлад на робочому столі і в комп'ютері так і хочеться щохвилини виходити на каву-брейк.

Міжнародний кадровий портал HeadHunter Україна у своєму новому матеріалі пропонує поради щодо організації особистого робочого простору.

Починаємо з робочого столу

Крок перший - радикальний. Облаштувати робоче місце найкраще з нуля. Приберіть усі предмети з робочої поверхні і звільніть шухляди. Усунувши безлад, вам буде значно простіше уявити, як краще впорядкувати робочий простір. Ви витратите значно більше часу, якщо перебиратимете всі предмети, що є на робочому місці, по одному.

Крок другий - гігієнічний. Витріть пил, якщо він є, і у разі потреби протріть поверхні універсальним засобом. Обробіть стільницю і шухляди. Після прибирання ваш стіл буде виглядати як новенький.

Крок третій - холоднокровний. Перегляньте прибрані зі столу предмети і рішуче викиньте те, що не знадобиться вам у роботі. Це стосується всього: і робочих паперів, і канцелярського приладдя, і будь-яких інших речей. Люди часто прив'язуються до невживаних речей, потім же з подивом заявляють, що саме вони забирали більшу частину робочого простору.

Крок четвертий - згідно з практикою феншуй. Заново розставляючи тільки потрібні речі на столі, не кладіть їх на старі місця. Перестановка речей - маленька хитрість, що позбавляє щоденну роботу монотонності і змінює звичний для ока вигляд.

Під рукою найкраще тримати найпотрібніші речі, з якими працюєте протягом дня: папки з терміновими документами, блокнот, ручку, олівець. Усе інше бажано розсортувати за необхідністю - чим «необхідніше», тим ближче до себе. Канцелярське приладдя краще не зберігати постійно на столі, а діставати з шухляди, якщо буде потреба - так простору буде більше, а пилу - менше.

До речі, перетворювати свій стіл на робоче місце робота чи аскета зовсім не обов'язково, приємні дрібнички (за умови, що їх буде 2-3) цілком можуть налаштувати на робочий лад. Це може бути фотографія з відпустки, невеличкий сувенір з іншої країни, цікава підставка під телефон.

І ще одна важлива порада для тих, хто працює поза офісом: робоче місце - саме робоче. Намагайтеся за робочим столом не їсти і не грати, наприклад, у комп'ютерні ігри. У крайньому випадку, перенесіть робочий ноутбук у інший кут кімнати або на кухню.

З робочим столом визначилися, настав час комп'ютера. Він також у більшості випадків є частиною робочого процесу, тому порядок у ньому теж необхідний.

Крок п'ятий - електронний. Іноді файли у комп'ютері зберігаються у такому безладі, що братися за систематизацію страшно, проте, краще на це виділити кілька годин, щоб потім заощадити значно більше, не витрачаючи час на гарячкові пошуки. Принцип той же, що і з настільним приладдям: чим потрібніше, тим ближче. Старі ж файли можна взагалі заархівувати.

Якщо вам часто доводиться працювати з різними версіями одного і того ж документа, корисно продумати систему назв. Найпростіше в назву кожної нової версії додавати дату і, якщо треба, час - так буде легко зрозуміти, коли були внесені останні зміни, і порівняти версії.

Копії найцінніших документів варто зберігати, наприклад, у хмарному сервісі - про всяк випадок. Якщо ж такі потрапили до вас у паперовому вигляді - краще їх відсканувати.

Генеральне прибирання робочого місця необхідно проводити раз на кілька місяців, але за чистотою столу краще стежити регулярно. Можна приділяти цьому 10 хвилин наприкінці кожного робочого дня або годину в п'ятницю - так підтримувати порядок буде значно легше. Надалі ж це дозволить заощадити не лише час, але й нерви.

При цьому, якщо ваш порядок виглядає для когось як безлад - занадто не переймайтеся, головне, щоб ви у ньому орієнтувалися і вам було комфортно та продуктивно виконувати робочі завдання.

Джерело: «HeadHunter Україна»