Від редакції:

Тобі треба протягом робочого дня розібрати змішані на Олів’є мішок маку, мішок гороху, три мішки горішків; розсадити 30 трояндових кущів та 30 кактусів; і ти боїшся все переплутати? З менеджерами завдань тобі буде набагато легше дати раду і з роботою Попелюшки, і навіть з обов’язками королеви балу!

Одвічні питання людського буття: чи є життя після смерті, куди подівся Ель Кравчук і як найефективніше організувати робочий процес? Не розкажемо, що ми продали дияволу, але на останнє запитання у нас є відповідь. Тож якщо тобі набридло, що увесь час щось губиться або плутається, а листування з колегами більше схоже на сюжет картини Босха, таск-менеджер – твій must-have.

Таск-менеджер – це програма, що допомагає оптимізувати роботу колективу або твою особисту. Сформувати і розподілити завдання, встановити дедлайн і стежити за ходом роботи, коментувати й обговорювати – і все це в одному місці. Більше не треба строчити сотні повідомлень у різних месенджерах, паралельно слухаючи голосові того чувака, в якого руки постійно чимось зайняті.

Тепер ніщо не забудеться і не загубиться, тому що ось воно все – перед очима і завжди під рукою, навіть у смартфоні. Звучить заманливо, еге ж? Уже гуглиш, який би завантажити, але очі розбігаються? Розслабся і читай далі, бо ми вже дібрали для тебе найпопулярніші таск-менеджери: Trello, Flow, Todoist, Asana та інші, і розповімо про їхні переваги й недоліки.

Trello

Trello – це таск-менеджер, заснований на принципі канбан-дошки. Канбан – це японська система розпорядку, що була розроблена в Toyota. На дошці всі справи поділені за станом виконання (наприклад, у три стовпчики: «зробити», «у процесі», «зроблено»). Якщо ти дивився(-лась) серіал «Кремнієва долина», то знаєш, який вигляд має така дошка.

У Trello можна створити власну дошку з відповідною структурою, а потім кріпити на неї картки із завданнями, додавати до них дедлайн, мітку, файли або навіть іншого учасника – Trello підходить і для командної роботи. Працювати можна просто онлайн у браузері або завантажити додаток. Trello доступний для смартфонів на iOS та Android, а також є десктоп-версія для Windows і macOS.

Плюси:

Trello – дуже простий інструмент, і його легко інтегрувати в робочий процес. Це доступний менеджер – базовий функціонал абсолютно безоплатний, але широкий. Платні опції потрібні далеко не кожному.

Trello підтримує інтеграцію з купою сервісів, як-от Slack, Evernote, Google Drive, Dropbox, OneDrive, Twitter та іншими.

Є україномовна версія, а також версія для дальтоніків.

Для задоволення твого внутрішнього естета Trello пропонує величезний вибір фонів.

Мінуси:

Апгрейднути до тарифу Business Class недешево – 9,99 доларів за користувача на місяць.

Додаток для гаджетів не такий зручний, бо дошка відображається частинами.

Невеличкий лайфхак для користування Trello: навігацію значно прискорюють гарячі клавіші.

Todoist

На відміну від Trello, Todoist більше нагадує класичний список справ. Їх можна поєднувати в проєкти, відмічаючи кольоровими мітками. Todoist також дозволяє працювати в команді: проєкт можна зробити загальним, а кожне завдання закріпити за окремим виконавцем.

А щоб раптом не забути щось зробити, просто встанови термін виконання й нагадування, і Todoist відправить тобі push-повідомлення або лист на електронну пошту.

Плюси:

Інтерфейс Todoist простий і зрозумілий.

Завдання можна форматувати: встановлювати напівжирний шрифт або курсив, додавати посилання.

Todoist дозволяє додавати файли з комп’ютера або хмарних сховищ, а також голосові замітки.

Пошук за завданнями можна полегшити за допомогою фільтрів.

Todoist підтримує інтеграцію з Gmail, Outlook, iCalendar, Google Календар та іншими популярними сервісами.

Завантажити Todoist можна майже на все: смартфони на Android та iOS, комп’ютери на Windows XP / 7 / 8, Windows 10, macOS, Linux і навіть на Apple Watch і Wear OS, а також доступні розширення для Google Chrome і Safari.

Мінуси:

Відсутня україномовна версія.

Синхронізація, нагадування, фільтри, мітки та інші важливі функції до­ступні лише у тарифі Преміум. Він кош­тує 3 долари за користувача на місяць.

Бонус у Todoist: щоб побачити тренд власної продуктивності, скористайся системою Карми – вона допоможе не втрачати темпу і намалює яскраві графіки прогресу.

Any.do

За структурою Any.do схожий на Todoist – завдання тут також формуються у список. Функції теж загалом збігаються: кольорові мітки, додатки, нагадування, командна робота.

Плюси:

Інтерфейс Any.do мінімалістичний, світлий, сучасний і зручний.

Завдання можна додавати за допомогою голосового введення, а в додатку Any.do для смартфона є предиктивний набір.

У мобільній версії також доступні віджети для головного екрану.

Працює із Siri та Amazon Alexa.

Нагадування можна прив’язати до місця.

Мінуси:

За необмежену співпрацю, персоналізовані теми, мітки та інші можливості доведеться заплатити аж 5,99 доларів на місяць.

На смартфоні можна обрати одну з 25 мов: тут тобі і валлійська, і каталанська, і декілька версій китайської, але тільки не українська.

Порада від Any.do: якщо ти сьогодні знову носився(-лась) супермаркетом, намагаючись згадати, що ж тобі треба було купити, наступного разу склади розумний список покупок. Він автоматично відсортує товари за поличками в магазині. А завзятим кулінарам сподобається функція додавання продуктів до списку просто з рецепту, знайденого в Інтернеті.

Asana

Asana – це програмне забезпечення, що було розроблене спеціально для підвищення продуктивності співробітників Facebook. Її інтерфейс складається з різних робочих столів. Це дозволяє відокремити робочі завдання від особистих. Завдання в Asana відображаються у вигляді списку або календаря. За допомогою кольорових міток можна відтворити принцип канбан-дошки – відзначати кожну стадію роботи над проєктом відповідним кольором. Командна робота також можлива в Asana. Для цього просто надай колегам доступ до завдання або проєкту – він може бути повний або гостьовий.

Плюси:

Asana – досить проста в користуванні програма.

Основні функції безоплатні, а для плану Premium є тест-драйв на 30 днів.

В Asana є вподобайки, щоб швидко виражати свою згоду або схвалення.

Доступний інтерфейс для користувачів із кольоровою сліпотою.

Опція Dashboard аналізує ефективність діяльності команди в Asana.

Із виконанням проєкту або завдання тебе привітає єдиноріг, нарвал, єті або фенікс. Звісно, якщо ти активуєш цю функцію (My Profile Settings / Hacks / Extra Delight).

Мінуси:

Ані мобільна версія, ані Asana на десктопі не має україномовного варіанту.

Asana Premium коштує 10,99 доларів за користувача на місяць, а Business – усі 24,99 доларів.

Приємність від Asana: щоб побачити гарнюсіньких котиків, натисни Tab + B (тільки спочатку зайди у My Profile Settings / Hacks і увімкни тумблер Tab + B).

Flow

Як можна здогадатися з назви, Microsoft Flow побудований на ідеї потоків – ними передаються дані від одного додатка до іншого. Це зручно, якщо ти працюєш у декількох сервісах і додатках одночасно, і тобі треба зв’язати всі процеси. Ти можеш сформувати окремі потоки для різних проєктів і зберегти їх як шаблони, щоб користуватися ними постійно. Також у Flow можна опублікувати шаблони для інших користувачів або, навпаки, обрати відповідний шаблон із величезної колекції.

Плюси:

Більшість функцій Flow доступні безоплатно.

Flow дозволяє створити власну систему роботи відповідно до твоїх потреб.

У Flow можна синхронізувати дані з більше ніж двохсот різних сервісів і додатків: від Google, Dropbox, Slack і WordPress до Instagram, Twitter, Youtube і Facebook. В онлайн-версії є український інтерфейс.

Мінуси:

Flow – не надто проста програма. Щоб у ній розібратися, доведеться витратити трохи часу. Якщо ти обираєш таск-менеджер, щоб мати звичайний список справ на день, Flow навряд чи стане тобі у пригоді.

Можливість безлімітно будувати потоки коштує 15 доларів на місяць.

Flow для смартфона доступний лише англійською.

Worksection

Worksection – це український таск-менеджер. Завдання в ньому можна об’єднувати в проєкти або розділяти на підзавдання, а також установити відповідні пріоритети, терміни, бюджет і відповідальну особу. Також у Worksection працює система звітів про виконану роботу, витрачені кошти й час. Цим таск-менеджером користуються Comfy, 1+1, «Нова пошта», Hyundai та інші великі українські й закордонні організації.

Плюси:

Розібратися, як працює Work­section, нескладно, це не вимагає багато часу.

Є функція канбан-дошки, а також діаграма Ґанта – вона ілюструє план або графік робіт за проєктом.

Якщо з’явилася проблема, можна замовити безоплатну консультацію телефоном.

Доступна «нічна» тема.

Worksection пропонує п’ять різних тарифних планів.

Мінуси:

Користуватися Worksection безоплатно можна тільки протягом 30 днів, а найдешевший пакет – 29 доларів на місяць.

Дизайн трохи застарілий і не такий витончений, як у Todoist, Any.do та Asana.

Мобільна версія лише англомовна.

Але хто зверне увагу на такі незначні вади? У Worksection головне, що він український!

Ну що, вже обрав(-ла), який таск-менеджер встановиш: універсальний Flow, стильний Any.do або вітчизняний Worksection? Навіть якщо кохання з першого погляду не сталося, не засмучуйся. Насправді, ця добірка – лише вершина айсберга, і таких додатків зараз безліч. Тож десь там точно є він – саме твій таск-менеджер.

Автор: Аля Соловей

Джерело: Studway (https://studway.com.ua/task-menedzheri/)