Правильне управління власним часом допоможе не тільки успішному особистому плануванню, а й дозволить підвищити ефективність роботи компанії вцілому.

У компанії, що спеціалізується на продажі будівельних матеріалів, у відділі продажів працювали десять менеджерів. У кожного ПК, робоче місце, кожен з них прийшов в компанію вже з вагомим досвідом роботи. У перший місяць проблем не було. Почалися вони, коли менеджер, який вів актуального клієнта, захворів і не вийшов на роботу. Наступного дня керівник відділу продажів зрозумів, що десять унікальних і геніальних людей, що діють кожен за своєю схемою, - це не команда, а набір ефективних одинаків. Річ у тім, що знайти матеріали в комп'ютері, а вже тим більше на робочому столі відсутнього співробітника виявилося нереально. На телефонні дзвінки він не відповідав. Семен Петрович (начальник відділу) тільки до обіду зміг знайти робочі документи і продовжити роботу з клієнтом. Після цього випадку керівник серйозно задумався над тим, як зберігаються документи, і зрозумів, що розібратися в творчому хаосі може тільки їхній господар, але і йому буде потрібно час на пошук потрібного документа, файлу і т.д.

Того ж дня Семен Петрович ухвалив рішення ввести єдиноманітність, проте його нововведення не виправдали себе. Ніхто не погоджувався робити так, як говорив він. Кожен наполягав на тому, що його спосіб зберігання інформації найкращий. З чим зіткнувся керівник? Правильно - з опором персоналу. «А якщо мені зручніше зберігати документи на робочому столі, а не на сервері?» - обуренням не було кінця. Якщо ви зіткнулися з подібним, значить, зробили базову помилку: стандарти слід виробляти з уже працюючими співробітниками, а новим - видавати відразу при прийомі на роботу. Згоден - працюєш, ні - шукай інше місце. Тоді надалі не буде опору нововведенням. І це тільки одне з правил тайм-менеджменту.

Ви говорите, час проходить? Це помилка. Час стоїть. Проходите ви. У сучасної людини, яка завантажена справами, завжди поспішає, часто виникають проблеми з часом. «Постійно на роботі, на сім'ю і на себе часу немає зовсім», «Щось ніби робив цілий день, а куди час пішов - незрозуміло». Час - це ресурс, даний кожному з нас від народження. Часу у всіх однаково - 24 години в добу, 876 тис годин на рік. Навіть якщо відняти сон, це близько 5,8 тис. годин активної діяльності. Запас часу у кожної людини величезний. Тому якщо хтось скаже, що у нього немає часу, то ця людина помиляється.

Щоб таких питань не виникало, придуманий тайм-менеджмент (ТМ) - мистецтво ефективної організації часу. Завдання ТМ - допомогти людині організувати свій час так, щоб з меншими зусиллями і в найкоротші терміни досягати цілей: встигати більше, втомлюватися менше. Вилізти з рутини дрібних і неважливих справ і вивільнити час для найголовнішого і найважливішого в житті.

Тайм-менеджмент можна розділити на персональний і корпоративний. Персональний - коли я вибудовую взаємини з навколишнім світом так, щоб встигати більше, швидше досягати своїх цілей.

Корпоративний - стандарти роботи, взаємодії, що дозволяють групі людей (команді) ефективніше виконувати поставлені цілі компанії. Він підрозділяється на декілька рівнів: відділ, підрозділ і вся компанія. Річ у тому, що можна налагодити ТМ в конкретному відділі, а можна зобов'язати і всю компанію цілком керуватися введеними правилами. При цьому потрібно розуміти, що основою корпоративного ТМ є персональний.

Часто в розмові про організацію часу доводиться чути: «Ой, чітко все планувати - це не для мене», «Я пробував, але це виявилося дуже складно», «Я і так зайнятий, колись ще і тайм-менеджментом займатися». Щоб навчитися ефективно організовувати свій час, спробуймо спочатку розібратися, які помилки в ТМ часто трапляються у людей, поверхнево знайомих з темою.

Міф перший: Тайм-менеджмент - це жорстке планування дня. Люди часто думають, що як тільки вони займуться організацією часу, відразу доведеться чітко розписувати, що вони робитимуть протягом дня, а потім заштовхуватимуть себе в рамки встановленого плану. Насправді, більшості з них немає ніякої необхідності в такому жорсткому розпорядку. Планування часу - дуже важлива складова ТМ, але заздалегідь жорстко розписувати свій день зовсім необов'язково. Зараз існують ефективні методи гнучкого планування: є список того, що потрібно зробити протягом дня, а ось коли саме це робити і в якій послідовності - дивимося за ситуацією.

Міф другий: Тайм-менеджмент - тільки для логіків і впорядкованих людей, він не підходить для спонтанних і творчих осіб. Деколи люди, що займаються творчою роботою або що просто мають спонтанний, емоційний характер, говорять, що організація часу для них не підходить. Мовляв, для цього потрібний особливий тип особи. «Придумати дизайн листівки», «винайти нову конструкцію ергономічного столу», «написати розділ для нової книги». Спробуй тут скажи, скільки на це знадобиться часу. А адже ще необхідний певний стан, натхнення. Проте творча робота - не привід до безсистемності. Організація часу все одно потрібна: час абстрактний, але треба якось із замовниками спілкуватися, терміни встановлювати, вартість роботи визначати.

Рішення полягає в тому, що не потрібно намагатися підганяти творчих людей в класичний ТМ з жорстким плануванням. Потрібно всього лише використовувати правильні методи, зважати на специфіку їх роботи. Не «з 14.00 до 16.00 - придумати концепт фірмового стилю», а «Завдання на день: 1) накидати можливі стилі; 2) вибрати найбільш перспективні; 3) намалювати два кращі стилі на комп'ютері». І дизайнер сам розбереться, коли йому що робити, орієнтуючись на свій стан і зовнішні обставини.

Міф третій: Мені ніколи займатися тайм-менеджментом. Буває, людина настільки завантажена роботою, що здається, не можна знайти і п'яти хвилин на щось ще. На ділі ж така ситуація - сигнал до того, що організацією часу зайнятися якраз час. Це все одно, що в тонучому човні вичерпувати руками воду, і говорити: «Я справою зайнятий, а ви тут лізете зі своїми дурницями!». ТМ при мінімальних витратах часу вивільняє резерви набагато більші, ніж витрати. 15 хвилин увечері, щоб проаналізувати минулий день і скласти зразковий план на завтрашній, 15 хвилин вранці, щоб уточнити план на день - і півтори-два години додаткового часу завдяки плануванню у вас в кишені.

Безумовно, тайм-менеджментом можна займатися неправильно. Саме таким чином, що ви на нього багато витратите і мало отримаєте. Спробуйте одночасно використовувати нагадування в телефоні, органайзер в КПК, список справ в ноутбуку, паперовий планувальник, блокнот для запису справ і ще Outlook на домашньому комп'ютері - такий бардак вийде, що пара годин втраченого часу в день вам забезпечена. Займайтеся ТМ правильно - і він буде для вас швидким і зручним.

Міф четвертий: Тайм-менеджмент - це складно. Прочитав чоловік нотатку про тайм-менеджменту. І понеслося. З понеділка - цілодобовий хронометраж, планування дня з ранку до вечора, і викидаємо всі некорисні розваги. З вівторка ще бігати, ходити на фітнес і вставати о четвертій ранку. Два-три дні - і такий тайм-менеджмент закінчується. ТМ складний тоді, коли їм займаються неправильно. Правильна організація часу повинна бути простою. Складно стає, якщо звалити на себе багато і відразу. Легко - якщо використовувати тільки те, що потрібно. Припустимо, вам хочеться їсти, є пачка макаронів, але ви не вмієте їх варити. Простий варіант: прочитати вказівки на упаковці, і через 15 хвилин обід готовий. Складний - поїхати в магазин за кулінарною книгою, прочитати її від першої до останньої сторінки, перш ніж приступати до власне макаронів. Абсурд? Так. Не повторюйте цього в ТМ.

Міф п'ятий: Тайм-менеджмент вбиває спонтанність і природність в житті. «Все заздалегідь сплановано, ніяких несподіванок - це не життя!», «Життя повинне бути природним, а не механічним!» - досить стандартні заперечення проти організації часу. Знаєте, в нашому житті дуже багато що сплановане, і часто нам це навіть подобається. Якщо у вас ділова зустріч о 20.00, швидше за все, ви будете раді приїхати вчасно, і ваш партнер напевно теж. ТМ гнучкий, і лише ви самі визначаєте ступінь спланування і спонтанності вашого життя. Коли треба - спланували і організували, захотіли - відпустили віжки.

Щоб досягти Чогось, ми спочатку повинні знати, чого саме хочемо. Людина без мети, яка старанно щось робить - це як корабель у відкритому морі, що йде на повний хід, не знаючи курсу. Молодий Біл Гейтс на зорі розвитку компанії Microsoft сказав: «Наше програмне забезпечення буде встановлено на кожному комп'ютері в світі». Яке ПО встановлено зараз на вашому комп'ютері?

Не поспішайте відразу брати приклад з Гейтса, а почніть з визначення чотирьох ваших головних цілей на цей рік. Тримаєте їх на видноті, пам'ятайте про них, і прагніть щодня робити щось для їх досягнення. Швидше за все, ви багато чого хочете від життя, причому бажано все і відразу. Проте дуже складно прагнути відразу на всі боки (та і для здоров'я шкідливо). Спроба одночасно досягти багатьох цілей може призвести до того, що не буде досягнута жодна. Тому необхідно вибирати головне, відокремлювати його від другорядного, до того ж робити це швидко і правильно - дуже цінне для організації часу уміння. Відзначте: тільки невелика частина всіх ваших справ дає найбільшу віддачу в результаті. Вклавшись саме в ці справи, ви заощадите багато часу.

Почніть звертати на це увагу. Виявиться, що, по-перше, частину справ можна взагалі не робити (хороша новина, правда?). По-друге, значну частину можна не робити так ретельно і довго. По-третє, є невелика кількість дійсно важливих справ - і ось на них якраз потрібно викластися по повній.

Для ефективного ТМ необхідне відчуття часу. Це якийсь внутрішній голос, що підказує, скільки часу піде на ту або іншу справу. Доїхати до роботи - 40 хвилин, попити чаю - 10 хвилин, відповісти на листи - півгодини. Це відчуття підказує, як спланувати день, скільки узяти на себе роботи. Відзначте, це не свідомий розрахунок, а саме відчуття. Не треба довго ворожити - досить на подібне півгодини чи ні, а потрібно саме відчути, що на це піде півгодини. Дане відчуття і потрібно розвинути. Відчуття часу абсолютне у всіх людей, просто розвинене воно різною мірою. Не варто думати, що це щось дане від природи і незмінне. Це навик, який можна і потрібно розвивати.

Якщо ви визначили мету, і переконалися, що вона дійсно важлива, - треба починати діяти. Але не наосліп, а написавши ефективний план на витрату ресурсів (час, сили, гроші) саме на те, на що потрібно, і в правильний момент. Це як будівництво будинку. Якщо плану немає, спочатку привезуть черепицю, потім почнуть робити фундамент. Коли зроблять фундамент, виявиться, що ще немає матеріалу для стін - робота зупиниться. Поки зроблять стіни - поб'ється черепиця. Потім з'ясується, що забули підвести каналізацію.

Планування особистого часу може бути жорстким і гнучким. Жорстке - намітити чіткий план, де кожна справа прив'язана до певного часу, і цьому плану слідувати. Гнучке - скласти список справ, а робити їх в тій послідовності і тоді, коли це актуально (сприятливі зовнішні умови, ваш стан).

Як планувати свій час і поєднувати жорстке і гнучке планування - вам вирішувати. В цілому можна сказати, що жорстке планування зручне в масштабах року. У травні піти на курси англійського, в червні - відрядження, в серпні - двотижнева відпустка, за вересень створити Інтернет-магазин. Гнучке планування зручне для плану дня. Скажімо, за день потрібно зробити деякі справи. Пишемо список і протягом дня справи із списку виконуємо. У якій послідовності і коли саме - вирішуємо ситуативно. Головне - план повинен бути. Друге - план повинен бути гнучким, щоб його можна було при необхідності підігнати під обставини.

У якому об'ємі самоорганізація потрібна особисто вам? Простір широкий, від невеликого планнера для запису основних подій тижня (вівторок вечір - зустріч з друзями, середа - подзвонити замовнику проекту в 15.00.) до прописування повної системи цілей на життя. Давайте умовно поділимо організацію часу на просту і системну.

Простий ТМ - це плани на день, тиждень, максимум місяць. Записали заходи в щоденник, виділили годину для телефонних дзвінків, намітили зустрічі, і так далі. Найближчий час у вас у загальних рисах спланований. Системний ТМ - це система довгострокових цілей. Є головні цілі вашого життя, є довгострокові цілі на найближчі п'ять-десять років, є цілі на рік. І те, що ви робите протягом дня,

тижня, місяця наближає вас до цих великих та далеких цілей.

Уявіть, що ви йдете вночі по лісу і хочете вийти з нього в місто. Простій ТМ - це ліхтарик. До ями не провалитеся, стежину метрів на двадцять видно, йдете упевнено. Але блудити так з ліхтариком по лісу можна дуже довго. Системний ТМ - це вогні міста, які видно з лісу. І, зважаючи на ці вогні, ви до них підете навіть без ліхтарика, і з лісу виберетеся.

Це не два протилежні варіанти організації часу. Системний ТМ включає і простий, він більший, ширший. Навіть якщо місто з лісу видно, з ліхтариком йти все одно зручніше. Напевно, оптимальний варіант - почати з простого ТМ. Це дасть вам велику ефективність, меншу втому, звичку до самоорганізації. І при цьому можна поступово вводити ТМ системний. Він вже і приведе до великих досягнень, свідомості і цілісності життя, до балансу між всіма її сторонами.

Щоб всі вказані елементи запрацювали в компанії не вибірково, керівники упроваджують корпоративний ТМ. Як було вже сказано вище, коли ми збираємо групу ефективних співробітників, вони не завжди ефективно працюють командою. І ключ до цієї самої командної гри - вироблення її загальних правил. Було б безглуздо, якби кожен гравець у футбольній команді грав за своїми правилами, а суддя судив за своїми, які кардинально відрізняються від правил гравців. Але це смішно виглядає на футбольному полі. А в 80% компаній саме так грають співробітники. Кожен прагне оволодіти м'ячем, і йде найкоротшим шляхом до перемоги. Найкоротшим з його, персональною, точки зору. А керівник, як суддя, вимагає від них абсолютно іншого. Секрет командної гри - загальні правила. У компаніях їх називають - стандарти. А якщо узяти частину стандартів, що стосуються ефективної роботи, - то виходять стандарти ТМ.

За кожним стандартом стоїть конкретна вимога, опис стандарту, критерії виконання і найголовніше - програма навчання. Адже описати стандарт - це 10% успіху, 90% - навчити людей керуватися ним і виробити нову звичку. Навіщо стандарти? Чому не досить просто персонального ТМ? Річ у тому, що персональний ТМ багато в чому залежить від індивідуальних особливостей, смаків, переваг і т.д. При корпоративному ми шукаємо найбільш прийнятний стандарт не з погляду конкретного співробітника або керівника, а з погляду рішення загальної задачі. Якщо стандарт прискорює групову роботу - його варто застосовувати. Таким чином, стандарти ТМ в компанії - це єдина система координат, в якій працює персонал.

Вибірка з корпоративних стандартів

Планування.

Кожен вечір складати план наступного дня.

25-30 числа кожного місяця пишуться і затверджуються цілі на наступний календарний місяць.

Орієнтація на результат.

Резервувати вільний робочий час у розмірі 40%.

Пріоритети.

Виробити ієрархію пріоритетів (А-В-С) усередині компанії.

Співробітник через місяць роботи розписує свої ключові області і визначає мету в кожній з них, що покаже, чи уміє він ставити цілі і як добре він розуміє свою роботу.

Порівняння за критеріями. Матриця порівнянь. Навик бачити і збирати управлінську інформацію.

Виробити перелік заходів оборони від подій пріоритету «С».

Документообіг.

Знайти для кожної речі своє місце. Кожен повинен знати, де що лежить, брати це із закритими очима, і класти на місце після використання.

Сформувати стандарти створення і зберігання електронних документів.

Сформувати «гарячі клавіші» та щоденно їх використовувати.

Розробити алгоритм сортування електронної пошти.

Робоче місце і стіл повинні бути структуровані згідно з правилом «7 плюс-мінус 2». Це означає, що в зоні доступу рук працівника повинні бути не більше п'яти-дев'яти предметів: ручка, блокнот, клавіатура та інше. На робочих місцях не повинно бути нічого зайвого. Аналогічна вимога до робочого столу на моніторі комп'ютера.

Застосовувати варто всюди де тільки можна, але без фанатизму.