Уже досить давно в професійних сферах існує поняття «продуктивність». І хоч цей термін у всіх на слуху, але не кожен розуміє його значення. Часто продуктивність плутають з ефективністю, мотивацією, залученістю тощо. То що ж таке продуктивність на робочому місці, та як її підвищити?

Коли працівник ефективно використовує свій робочий час і швидко досягає поставлених цілей – це і є продуктивність. При цьому, процес приносить задоволення та самореалізацію і самому спеціалісту.

Продуктивність відрізняється від ефективності тим, що вона скерована на досягнення результату, на кількісні показники. На відміну від цього, ефективність показує якість виконаної роботи. Якщо людина продуктивна у своїй професійній діяльності, вона робить значущу роботу, її моральний дух піднесений, це є важливим фактором благополуччя. Співробітник більш задоволений собою, своїм життям, якщо він займається тією діяльністю, яка співпадає з його цінностями та дозволяє йому самореалізуватись.

З усього вищесказаного виходить, що продуктивність на робочому місці важлива як для компанії, так і для співробітників.

Існує кілька факторів, які негативно впливають на продуктивність праці. До них можна віднести:

- закінчення ресурсів. Наприклад, співробітник кілька днів працював у режимі багатозадачності, а коли завдання закінчились і він вирішив взятись за серйозний проєкт, його інтелектуальні ресурси виявились вже виснаженими.

- відволікання. Часті відволікаючі фактори на робочому місці розосереджують увагу і тим самим знижують продуктивність праці. Наприклад, сучасні відкриті простори офісів – open space – мають як переваги для роботи, так і недоліки. Одним з великих недоліків таких офісів стало постійне відволікання від робочого процесу. В останній час співробітники компаній, які практикують систему опенспейс, скаржаться на відсутність особистого простору і, в результаті, на відсутність концентрації та зосередженості на роботі, зниження ефективності та продуктивності праці.

- неефективні техпроцеси. Співробітник може витрачати купу часу, використовуючи застарілі або неефективні процеси, інструменти. Наприклад, постійно зазираючи в електронну пошту, розбираючись з технічними проблемами – файлами, які не відкриваються, неправильно написана адреса пошти тощо. Такі процеси можна замінити на більш сучасні, ефективні. Наприклад, спеціаліст може комунікувати з клієнтом за допомогою різноманітних месенджерів, файли можна передавати за допомогою різних гугл-інструментів тощо.

Зважаючи на всі фактори, можна виділити кілька корисних порад, як не втратити та навіть підняти свою продуктивність і, у свою чергу, задоволеність собою і своїм життям.

Лайфхак 1. Пріоритетність

Корисною стане навичка складати плани пріоритетності справ на кожен наступний день. Такий перелік справ буде давати почуття зосередженості та організовувати роботу, не відволікаючись та не розосереджуючись на різні дрібні задачі. По можливості треба викреслити з денного переліку те, що точно буде зайвим і те, що можна перенести на інший день, не зашкодивши робочому процесу. Якщо казати загалом, то варто опанувати прийоми тайм-менеджменту, навчитись правильно планувати свій вихідний день, робочий день та ставити за пріоритетом робочі процеси, за які відповідаєш.

Лайфхак 2. Відпочинок

Дуже важливим фактором для високої продуктивності є заряд бадьорості та енергії, міцне здоров’я. Для цього треба обов’язково спати достатню кількість годин на добу, частіше відпочивати та виділяти час на улюблену справу. Корисними будуть заняття спортом та коригування свого раціону в бік здорового харчування.
Якщо людина спить недостатню кількість годин на добу, то вона втрачає концентрацію уваги, чіткість мислення, погано запам’ятовує і, відповідно, зовсім непродуктивна на робочому місці. А якщо вона погано харчується та не слідкує за здоров’ям, то з часом вона не зможе якісно виконувати роботу і взагалі не матиме наснаги працювати.

Лайфхак 3. Делегування

Хорошою і корисною навичкою є уміння делегувати обов’язки. Якщо не перевантажувати себе купою роботи, якщо не брати на себе всі обов’язки та всю відповідальність, то можна лишатись продуктивним фахівцем. У такому випадку робота буде виконана скоріше, простіше і спеціаліст лишиться з запасом корисної енергії.

У справі з делегуванням обов’язків головне розподілити конкретні задачі між спеціалістами з відповідними навичками, вміннями, і звикнути не хвилюватись за цей відрізок роботи.

Лайфхак 4. Не перепрацьовувати

Інколи на роботі трапляються певні форс-мажори і доводиться затримуватися  довше робочого часу або, наприклад, вийти на робоче місце у вихідний, в незапланований день, щоб завершити проєкт, закрити звіти тощо. Такий варіант можливий, якщо це трапляється рідко. Але в разі постійних або частих затримок, понаднормової праці співробітник починає примушувати себе працювати через силу. Це часто призводить до виснаження запасів енергії, втрати концентрації та зниження продуктивності.

Лайфхак 5. Ні хаосу!

Можливо комусь здається, що ця порада не суттєва і не підходить до цього переліку, бо аж ніяк не допомагає бути продуктивним. І це буде помилкою. Хаос у житті, хаос у думках не дозволяє людині бути зібраною, концентрованою та продуктивною як на роботі, так і в житті взагалі. На роботі процес звільнення від хаосу можна почати з прибирання та очищення робочого місця. Якщо викинути сміття, розкласти папери до тек, зручно розставити всю канцелярію, прилади, інструменти для комфортного користування, почистити папки у робочому комп’ютері, то буде витрачатись набагато менше часу на пошуки потрібних документів, ручки, печатки тощо. Зрозуміло, що і професійна продуктивність також підвищиться.

Звісно це не всі засоби підвищення продуктивності на робочому місці, але це найдієвіші лайфхаки, які спрацьовують безумовно. Зараз існує безліч джерел, які навчають тайм-менеджменту, ефективності та продуктивності як на роботі, так і в особистому житті. Варто знайти для себе найбільш підходящі та вчитись.