Влаштовувати прийняття, вечори для запрошених гостей, обіди, розваги для клієнтів, постачальників та інвесторів, членів бізнес-асоціацій (entertainment) приємно і клопітно. Водночас, виникає меркантильне, але важливе для будь-якого платника податків питання: «Які з витрат на ці цілі і за яких умов дозволяється списувати?» Щоб отримати право на списання, платник податків повинен довести, що проведений захід був «directly related to» or «associated with», тобто, безпосередньо пов’язаний з вирішенням проблем, які стосуються діяльності бізнесу.

Яким чином це можна обґрунтувати? Для цих цілей можна використовувати наступні чотири тести:

– встановити, чи є проведення entertainment спробою платника податків отримати додаткове замовлення, інвестиції або іншу вигоду (benefits);

– визначити взаємозв’язок обговорюваних із клієнтом проблем у період entertainment з поточними і перспективними завданнями бізнесу;

– виявити, скільки часу в період entertainment було витрачено на розгляд бізнес-питань і скільки – на розваги;

– розрахувати, які суми були витрачені на гостей, котрі безпосередньо займалися обговоренням проблем щодо розвитку та вдосконалення бізнесу, в загальних витратах на організацію конкретного entertainment.

Якщо платник податків бере участь у зустрічі або конференції, що за тематикою має безпосередній стосунок до бізнесу, то такі витрати класифікуються як «associated with» entertainment. Наприклад, такі зустрічі часто організовують: торговельні палати, бізнес- і професійні асоціації... Методика та порядок списання витрат на travel, meals, entertainment вимагають належної організації обліку в бізнесі. Правильне та всебічне врахування цих витрат захистить платника податків від неприємностей і штрафів при перевірках бізнесу аудиторами IRS. Найпростіший і найнадійніший метод – це вести журнал обліку.

У ньому обов’язково повинна міститися наступна інформація: 1) місце, дата проведення і вид entertainment (наприклад, lunch, sporting); 2) загальна сума витрат; 3) мета організації такого заходу (наприклад, залучення клієнтів, збільшення обсягів постачань, залучення інвестицій у бізнес); 4) список учасників зустрічі і короткий виклад суті бізнес-проблем. Ясна річ, платник податків повинен зберігати первинні документи, що підтверджують суми витрат на кожен entertainment.

Наступне та природне запитання: «Які суми можна списувати?» Як правило, 50% витрат (meals), зокрема, чайові. Транспортні витрати, пов’язані з проведеним entertainment, цим нормативом не лімітуються. У тому випадку, якщо власник бізнесу відшкодував працівникові, відповідальному за організацію entertainment, витрати, яких той зазнав, то вони не є для працівника оподатковуваними. Водночас, власник бізнесу може списати тільки 50% від повернутої ним суми.

На тих, хто працює як self-employed, ліміт 50% не поширюється. Для цієї категорії працівників дозволяється списання 100% витрат на entertainment при наявності всіх трьох умов:

1) ви зазнали цих витрат як independent contractor;

2) ваші клієнти відшкодували вам або дали дозвіл на ці витрати у зв’язку з послугами, які ви надаєте;

3) ви додаєте відповідний звіт щодо цих витрат.

Платник податків завжди повинен пам’ятати про вимогу IRS – витрати повинні бути звичайними та необхідними, тобто, загальноприйнятими для подібних заходів у цій сфері бізнесу.

Справа в тому, що якщо конкретні витрати будуть визнані IRS як «lavish and extravagant» (смішні й екстравагантні – наприклад, проживання в королівському номері готелю, оренда лімузина для поїздки на стадіон), то вони можуть стати втратами для платника податків. Витрати на entertainment покривають не тільки витрати на частування клієнта, а й на придбання квитків у клуби, на концерти та театральні вистави, спортивні змагання. Важливо довести, що під час цих видів entertainment проводилися дискусії, які мають прямий стосунок до бізнесу. Тому питання, які розглядаються, хоча б коротко повинні знайти відображення в журналі обліку. Не є порушенням чинних інструкцій організація прийняття в будинку платника податків. Але якщо на вечірку, крім клієнтів і бізнес-партнерів, запрошені особисті друзі господаря, то списання витрат на проведення вечора можуть бути тільки частковими. Наприклад, Джон Сміт із дружиною запросив на вечірку 3-х клієнтів із дружинами, менеджера своєї компанії з дружиною і двох близьких друзів із дружинами. Таким чином, загальна кількість присутніх – 14 осіб, але прямий стосунок до досліджуваних бізнес-проблем мали тільки 10 осіб або 71%. Загальні витрати на проведення заходу склали $850. Списати дозволено $301.75 (850 х 71%): 50%. Тут необхідно вказати, що, зазвичай, ви не маєте права списувати витрати, витрачені на entertainment клієнтів своєї дружини чи чоловіка, але у вищеописаній ситуації це можливо. Якщо ви купили своєму клієнтові два квитки за $50 на спортивні змагання, а самі не пішли на стадіон, то ці квитки можуть розглядатися як подарунок. Сума подарунка має обмеження – $25 на людину в рік. Але зовсім інакше буде розглядатися ситуація, якщо ви підете на стадіон разом із клієнтом і будете обговорювати проблеми бізнесу після перегляду гри. У цьому випадку платник податків може списати вартість квитків тільки як entertainment, тобто, 50% вартості від витрат, яких ви зазнали. Якщо квитки на спортивні змагання передані благодійній організації (наприклад, для заохочення волонтерів), ви можете списати їх повну вартість.

Хочу звернути увагу платників податків: якщо вони сплачують членські внески в клуби, одна з цілей яких – організація entertainment для своїх членів та їхніх гостей, то ці суми не можна списувати. Як приклади таких клубів можуть слугувати: гольф, атлетик, авіаційний клуби. Пам’ятайте: не можна списувати одні й ті ж витрати на купівлю продуктів харчування на бізнес-поїздку (travel) і на entertainment одночасно.

У висновку – про одну дуже поширену помилку. Багато власників малого бізнесу вважають, що витрати які вони несуть на організацію для своїх працівників спільних передсвяткових обідів або вечер у кафе, ресторані чи офісі, замовлення їжі, кави та безалкогольних напоїв для службовців у робочі дні можна списувати за статтею витрат на entertainment. Це – неправильно. Зазначені витрати бізнесу належать до категорії «Employee Benefit Programs» і мають інший метод списання. Тому при підготовці податкових звітів з бізнесу рекомендуємо проконсультуватися зі спеціалістом з оподаткування.

Автор: Олександр Шабсіс, PhD

Джерело: «Континент»
(https://kontinentusa.com/kak-otrazit-v-nalogovom-otchete-zatraty-na-privlechenie-novyh-klientov/)