Коли збираються - це початок.

Коли тримаються разом - це прогрес.

Коли спільно працюють - це успіх.

Генрі Форд

Ми дуже корисно провели наш недільний полудень 22 липня в затишному конференційному залі бібліотеки Найлс. Тема цього місячного інформативного воркшопу-круглого столу від нашої благодійної організації «Українські Жінки в Бізнесі» була: «Бізнес-етикет; комунікативні навички».

 

Всім відомо, що добре спілкування - ключ до успіху. Припущення, що виходять із власного, персонального бачення, не є недопустимі у професійному світі. Й часто таке «читання поміж рядків» може бути помилковим та породжувати пліткування у будь-якому колективі, що має тільки негативний вплив на весь процес продуктивності в цілому. Тому варто вдосконалюватися і набувати кращих професійних навичок, зокрема, й комунікативних.

Вирізняють три основні види бізнес-комунікації:

- усний,

- письмовий,

- електронний.

Усне спілкування (soft skills/м'які навички) може бути формальним або неформальним. Як правило, ділове спілкування є формальним способом комунікації, як-от: зустрічі, інтерв'ю, групові обговорення, виступи тощо.

Письмове ділове спілкування (hard skills/жорсткі навички) включає в себе такі формальні документи, як порядок денний, звіти, довідники тощо.

Скористайтеся перевагами цих БЕЗКОШТОВНИХ онлайн-джерел, щоб покращити свої письмові навички англійською мовою: www.grammarly.com; перевірити readability/читабельність можна тут: www.online-utility.org.

Зрозуміле сприймання тексту рівня коледжу є показник Gunning Fog index від 8-12. Університетський рівень - до 24 і вгору.

Цікава статистика показує, що переважно ми спілкуємося, і «нас зчитують» без вживання слів:

55% спілкування базуються на виразах нашого обличчя, міміці та жестикуляції, поставі (body language).

37% базуються на нашій інтонації.

І тільки 8% базуються на словах, які ми вимовляємо. Культура тої чи іншої країни теж має великий вплив на бізнес-етикет та спілкування, що щільно переплітаються одне з одним.

Хочеться виокремити 8 найважливіших ділових комунікаційних навичок:

1. Активне вміння слухати: вміння слухати та враховувати інші погляди протягом вашого спілкування. Слухання показує, що ви оцінюєте думки інших і є відкриті для нового. Як результат, ваша аудиторія розглядає вас як рівноправного партнера, і ви можете прийти до рішення, яке приносить більшу користь для всіх. Активний слухач дозволить зробити паузу, повторити слова інших людей та ставити питання, щоб підтвердити свою зацікавленість у розмові. Також конспектування є великим позитивом активного слухання та продумування запитань (по темі, у відведений на то час).

2. Навички письма. Письмове спілкування для бізнесу має бути коротким, але інформативним, і допомагає аудиторії зосередитися лише на найважливіших моментах. Хороша письмова комунікація також включає в себе відповідні подальші дії, які демонструють активну діяльність у напрямку досягнення цілей.

3. Словесні, усні навички: вміння передавати інформацію (ідеї, думки) чітко усно. Як хороше письмове спілкування, так і добре словесне спілкування є стислим і конкретним. Словесне спілкування дозволяє співробітникам взаємодіяти одне з одним особисто і досягати консенсусу.

4. Навички міжособистісного спілкування: формування довіри та міцних стосунків із ключовими зацікавленими сторонами у бізнесі. Ще одна «м'яка майстерність», успішне міжособистісне спілкування дозволяє співробітникам знаходити спільну основу, висловлювати співчуття та будувати зв'язки одне з одним.

5. Навички роботи у команді: ефективно спілкуватися з іншими, які можуть мати різні думки та навички. У бізнес-середовищі це означає -відкладати особисті відмінності і працювати над досягненням спільної мети! Для успішної роботи в команді всі сторони повинні визнати, що об'єднані зусилля коштують більше, ніж індивідуальні внески.

6. Навички презентації: представлення інформації та ідей аудиторії таким чином, щоб вона була зацікавлена, мотивована та ефективна. Цей спосіб ділового спілкування дозволяє одній людині або групі осіб обмінюватися доказами, щоб підтримати ідею чи аргумент. Хороший ведучий також є хорошим оповідачем; він може використовувати факти з історії та приклади, щоб вплинути на аудиторію, щоб працювати на бажаний результат. Кожна промова має зацікавити аудиторію, на яку вона розрахована.

7. Навички продажу: заохочувати зацікавлених сторін до ідеї, рішення, дії, продуктом чи послугою.

8. Навички проведення переговорів: досягнення взаємовигідного рішення шляхом розуміння та використання мотивацій інших сторін. Взаємовигідне або «безпрограшне» рішення - це тоді, коли обидві сторони сприятимуть і підтримуватимуть позитивні відносини. Щоб досягти цього результату, вам потрібно буде з'ясувати, які фактори будуть найбільш впливовими та прийнятними для іншої сторони.

Усвідомлюючи це, легко зосередитися на покращенні своїх слабких сторін у найважливіших ділових комунікаційних навичках.

Це нас підводить до 10-ти основ бізнес-етикету.

Основою ділового етикету є побудова міцних відносин у вашій галузі, що сприяє кращому спілкуванню. Це може відбутися лише тоді, коли ті, з ким ви працюєте, почувають себе безпечно та комфортно. Незважаючи на те, що основний діловий етикет може відрізнятися, залежно від країни, деякі принципи стають тестом на час та географію.

1. Бути вчасно!

У діловому світі найкраще дотримуватися старого правила: «П'ять хвилин завчасно - це вже запізно». Виділіть достатньо часу, щоб швидко прибути. Приїзд на збори точно в призначений час може змусити вас поспішати. Час - золото; будучи пунктуальним, ви показуєте, що поважаєте інших.

2. Одягайтеся відповідно до місця і рівня зустрічі

Незважаючи на тенденції та клімат, деякі речі залишаються незмінними. Чистий, охайний одяг без будь-яких плям і відполіроване закрите взуття - обов'язкові! Подивіться на людей навколо вас, щоб дізнатись, який тип одягу є стандартним. Якщо у вас виникають сумніви, запитайте працівників, коли ви отримуєте роботу, або поцікавтеся у колег, з якими ви працюєте, якому стилю одягу надати перевагу.

3. Ввічливе спілкування

Піклуючись про те, щоб привітати своїх співробітників, пам'ятайте, що «будь ласка» та «дякую» ніхто не скасовував і у бізнес-колах. Варто дякувати лише один або два рази під час розмови. В іншому випадку, ви можете послабити його вплив, і, можливо, будете виглядати дещо безпорадним та потребуючим.

Ваші добрі звички показують, що ви визнаєте тих, хто вас оточує, і уважні до їхньої присутності. Уникайте обговорення політичних чи релігійних питань. Підтримуйте невимушену бесіду, щоб ваші співробітники могли легко поспілкуватися. Така дипломатія є основною ідеєю ділового етикету.

4. Уникайте пліток або підслуховування

Саме плітки і підслуховування - дитяча поведінка, вона неприпустима на робочому місці. Якщо ви чуєте, як когось обмовляють на робочому місці, не передавайте того далі. Люди не завжди знають або пам'ятають, хто починає пліткувати, але вони завжди пам'ятають, хто поширює плітки.

5. Вияв інтересу

Увага до співрозмовника виходить за межі ділового етикету. Це свідчить про вашу ввічливість. Коли ви розмовляєте з кимось, покажіть, що вам ця людина і розмова з нею справді є цікавою. Не бавтеся телефоном чи за комп'ютером, і якщо ви повинні відповісти на повідомлення, скажіть: «Вибачте, хвилинку; мені дуже шкода». Люди запам'ятають, якщо ви почуєте їх, ніхто не хоче відч бути обділеним увагою або ж проігнорованим.

6. Поведінка, постава (body language)

У західному світі рукостискання все ще є типовим привітанням. Привітайтеся твердим, впевненим, але швидким рукостисканням. Обійми або інші види панібратства, якими ви ділитеся з друзями та родиною, є недоречними на робочому місці.

7. У діловій ситуації слід використовувати своє повне ім'я. Звертайтеся до співрозмовника на ім'я та обов'язково відрекомендуйтеся самі. Також не забувайте познайомити своїх співрозмовників.

8. Не перебивайте

Перебиваючи людину, яка розмовляє, ми надсилаємо їй сигнал, що те, що вона каже, не таке й важливе, як те, що ви повинні сказати. Позиціонування себе як уважного слухача є основою дипломатії.

9.  Слідкуйте за мовленням

Використання ненормативної лексики - це перевірений спосіб стати непопулярним на своєму робочому місці. Ненормативна лексика включає в себе лайливі слова. Бізнес-етикет вимагає постійного врахування того, що ви перебуваєте в різноманітному середовищі людей, яких ви не знаєте на особистому рівні.

10. Споживайте правильно

Якщо ви відвідуєте події поза робочим часом, не вживайте занадто багато алкоголю. Коли ви на роботі, будьте обережні, щоб не приносити продуктів, які мають різких запах. Не цямкайте під час чи після споживання їжі, ніхто не хоче це чути.

Як бачимо, в основі цих 10 основ ділового етикету є толерантність.

 

Не пропустіть наш наступний семінар 26 серпня о 1:30 пополудню в тому ж залі бібліотеки Найлс.

 

Користуючись нагодою, хочемо привітати всіх наших нових членкинь і волонтерів, які долучилися до нашої дружньої UWB родини та запросити всіх бажаючих до волонтерства з нами протягом «Юктоберфест».

Емі Поелер колись сказала: «Великі люди творять навіть до того, як вони готові. Вони роблять речі навіть перед тим, як вони знають, що можуть це зробити. І, зробивши це, вони переконують у правоті». Замінімо «великі люди» на «видатні жінки». Видатні жінки роблять великі речі, перш ніж вони готові, і вони творять, коли вони окрилені підтримкою інших жінок. Чоловіки відіграють дуже важливу роль у нашому житті, але дорога завжди легша поруч з дівчатами пліч-о-пліч.

Час ніколи не буде ідеальним. Завжди буде причина з виправданням сказати собі, що ви почнете завтра, через тиждень або наступного місяця. Не бійтеся зважитись на перший крок. Ви ніколи не знаєте, кого ви можете надихнути...

 

Софія Міколяш-Георгієв, засновник, виконавчий директор благодійної організації «Українські Жінки в Бізнесі»

www.ukrainianwomeninbusiness.com

773.837.6262